بسیاری از مدیران موفق، معتقدند که سرمایه‌شان نه پول و ابزار تولید، بلکه آدم‌های درست در شرایط درست است. این چیزی است که در لغتنامه مدیریت کسب و کار به آن تیم ورک و کار گروهی یا کار تیمی گفته می‌شود.
در نگاه اول این کار ساده به نظر می‌آید؛ چند نفر دور هم جمع می‌شوند، روی یک پروژه کار می‌کنند و به نتیجه می‌رسند. اما واقعیت این است که تیم ورک و کار گروهی چیزی فراتر از جمع کردن توانایی‌های افراد است. افراد اگر با وظایف مشخص کنار هم قرار نگیرند و هدف مشترک نداشته باشند، تیم‌سازی درست پیش نمی‌رود.
در این مقاله قصد داریم تا صفر تا صد اصول تیم ورک و کار گروهی را برای شما توضیح دهیم.
تیم ورک و کار گروهی چیست؟
وقتی صحبت از تیم ورک و کار گروهی می‌کنیم، اغلب ذهنشان به سمت جلسات گروهی، نرم‌افزارهای مدیریت پروژه یا تقسیم وظایف می‌رود. اما این همه ماجرا نیست. کار تیمی موثر زمانی اتفاق می‌افتد که خروجی نهایی تیم بسیار بزرگتر از جمع توان فردی اعضا باشد.
برای نمونه یک نفر بنر تبلیغاتی طراحی می‌کند، یک نفر برای آن متن می‌نویسد، یک نفر آن را انتشار می‌دهد و دیگری پاسخگوی مشتریانی است که آن بنر تبلیغاتی را دیده‌اند. حاصل کار چیزی است که هیچ یک از اعضا به تنهایی نمی‌توانستند به دست بیاورند. ممکن است یک نفر بتواند همه این کارها را انجام دهند، ولی اگر یک نفر در طول ۱۰ روز این کار را انجام دهد، حاصل کار، ممکن است فروش ۵ محصول باشد، در صورتی که یک تیم می‌تواند این کار را در ۱ روز انجام دهد و حاصل آن فروش ۲۰ محصول باشد.
این همان ارزش افزوده‌ای است که فقط در همکاری‌های تیمی شکل می‌گیرد.
چرا کار تیمی در عمل دشوار است؟
همه می‌دانند که تیم ورک و کار گروهی کار ارزشمندی است، اما بیشتر تیم‌ها در اجرای آن دچار مشکل می‌شوند. دلیلش موانعی است که برای این کار وجود دارد. گاهی افراد ممکن است به جای همکاری، دنبال رقابت برای دیده شدن هستند.
از دیگر موانع کار تیمی می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- نبود وظایف مشخص: این ایراد باعث می‌شود کارها مشخص نباشد، دوباره کاری اتفاق بیفتد یا نیمه تمام بماند.
- ترس از قضاوت: افرادی که ترس از قضاوت شدن داشته باشند، به احتمال زیاد ایده‌های خام خودشان را از ترس قضاوت دیگران بازگو نمی‌کنند.
- نبود جریان شفاف اطلاعات: اگر جریان اطلاعات به صورت منظم و شفاف بین اعضا قرار نگیرد، به جای یک تیم منسجم، چندین تیم پراکنده خواهید داشت که خروجی مشخصی ندارند.
- مدیریت دستوری: افراد باید در یک تیم احساس راحتی کنند نه اینکه حس کنند به زور وارد تیم شدند. یکی از موانع اصلی تیم ورک و کار گروهی در سازمان‌ها، مدیریت دستوری و تسلط کامل به تمامی امور است.
نشانه‌های تیم ورک و کار گروهی موفق
تیم ورک و کار گروهی موفق دارای نشانه‌هایی است که آن را از یک گروه معمولی متمایز می‌سازد. این نشانه‌ها شامل موارد مدیریتی، کاری و شخصی می‌شوند. در ادامه به برخی از این نشانه‌ها اشاره می‌کنیم:
- اعتماد متقابل: افراد یک تیم موفق در همه زمینه‌های کاری و بعضاً شخصی، به همدیگر اعتماد دارند.
- نداشتن ترس: جایی که افراد بدون ترس ایده‌ها یا حتی اشتباهات خود را بیان کنند، قطعا کار تیمی موفقی وجود دارد.
- هدف مشترک: تیمی که برای یک هدف مشترک کار کند قطعا یک تیم موفق است. برعکس تیمی که در آن همه اعضا برای موفقیت‌های شخصی کار کنند.
- ضرب‌آهنگ مشخص: یک تیم قوی، با یک ریتم منظم جلو می‌رود. سرعت تیم‌ها با هم تفاوت چندانی ندارد و در همه زمینه‌ها همکاری وجود دارد.
اصول ایجاد تیم ورک و کار گروهی سازنده
ساختن تیم یک فرایند لحظه‌ای نیست؛ گاهی پرورش یک باغ انار از ساخت تیم متشکل از انسان‌ها سخت‌تر است. این کار نیازمند توجه، زمان و بازخورد مستمر است. برای ایجاد یک تیم ورک و کار گروهی موفق، نباید فقط به اصول مدیریتی توجه داشته باشید؛ بلکه باید ویژگی‌های انسانی را هم در نظر بگیرید. برای مثال برای ساخت تیم علاوه‌بر اصول مدیریتی باید صبر، حوصله پشتکار و … هم داشت. در ادامه به طور کامل اصول ساخت تیم ورک و کار گروهی موفق را توضیح دادیم.
تعیین هدف روشن
قطعا این مثال را شنیده‌اید که ماشینی که بدون مقصد حرکت کند، وسط راه سوختش تمام می‌شود و به مقصد نمی‌رسد. هدف مشخص هم دقیقا همین کار را می‌کند. برای اینکه ماشین تیم شما وسط جاده نماند، باید حتما یک مقصد مشخص داشته باشد. این مقصد برای اعضای تیم یک چشم‌انداز ایجاد می‌کند که انگیزه آن‌ها را برای ادامه کار بیشتر می‌کند. برای مثال به آن‌ها بگویید تا آخر فصل باید فروش را تا ۲۰ درصد افزایش داد.
تعیین نقش‌ها و مرزها
هر تیمی ساختار متفاوتی دارد؛ هر ساختاری جایگاه مختلفی را برای افراد ایجاد می‌کند. برای مثال در یک تیم علاوه‌بر مدیر اصلی، مدیران میانی، سرپرست‌ها و سپس نیروها را داریم. در یک تیم خوب هرکس جایگاه خودش را می‌داند و در عین رفاقت و صمیمیت، مرزها نیز مشخص می‌شود. برای مثال یک نیرو می‌داند که هرچقدر هم با مدیرش رفیق باشد، نمی‌تواند وقتی مدیرش از او وظیفه‌ای می‌خواهد با حالت صمیمانه بگوید که انجام نمی‌دهد. چون این کار تصور دیگران و اعضای تازه وارد را نسبت به تیم خراب می‌کند.
ایجاد شفافیت در ارتباط‌ها
گزارشات کوتاه، جلسات هفتگی هدفمند و کانال‌های ارتباطی ساده مانند شبکه‌های اجتماعی و پیام‌رسان‌ها باعث می‌شود اطلاعات گم نشود. می‌دانیم که موقع گم شدن یک فایل کسی تقصیر را گردن نمی‌گیرد، مگر اینکه کانال‌های شفافی برای انتقال اطلاعات وجود داشته باشد. نکته مهم دیگر این است که این فضاها فقط مربوط به داده‌ها نمی‌شود و افراد می‌توانند در آن از ایده‌ها و دغدغه‌های خود صحبت کنند و اعضا، ارتباط بهتری با هم بگیرند.
اعتمادسازی بین اعضا
اعتماد دیر شکل می‌گیرد و زود از بین می‌رود. مدیران باید بین اعضا اعتمادسازی کنند و اجازه ندهند که اعتماد بین اعضا خدشه‌دار شود. یکی از اصول اعتماد سازی، پذیرش خطا است. اگر مدیر، خطای خودش یا دیگران را بپذیرد، افراد متوجه می‌شوند که به جای سرزنش شدن قرار است راهنمایی شوند. به همین دلیل اعتماد آن‌ها به تیم بیشتر می‌شود.
بازخورد و قدردانی
اعضای یک تیم زمانی احساس مفید بودن می‌کنند که بازخورد سازنده بشنوند. نقد صریح و بدون راهکار یا بی‌اعتنایی به نیروها باعث می‌شود آن‌ها حس یک سری چرخ‌دنده محفوظ در یک موتور بزرگ را داشته باشند. صورتی که آن‌ها باید حس کنند دیده می‌شوند و کارشان اهمیت دارد.
سخن پایانی
تیم ورک و کار گروهی چیزی فراتر از یک همکاری ساده است؛ این کار یک سرمایه‌گذاری بلند‌مدت روی شخصیت سازمانی و برندینگ است. مدیرانی که می‌خواهند سازمانی پایدار، نوآور و سودده داشته باشند، باید بدانند چگونه تیم‌بسازند و آن را رشد دهند.
برای شروع کافی است بدانید، آیا هدف تیم برای همه روشن است؟ آیا اعضا به همدیگر اعتماد دارند؟ اولویت تیم موفقیت جمعی است یا فردی؟ با جواب دادن دقیق به این سوال‌ها می‌توانید شروع به تیم‌سازی کنید و خیلی زود نتایج خوبی از آن بگیرید.